Uudenmaan julkisessa terveydenhuollossa on otettu käyttöön uuttaa potilastietojärjestelmää. Se on tärkeä väline hoidon toteuttamisessa, organisoimisessa ja hoidosta viestimisessä potilaalle. Sen avulla tietoa kulkee ammattilaisten, organisaatioiden, tilastoijien, taloushallinnon ja monien muiden palveluun liittyvien systeemien välillä. Yhdestä hoitotapahtumasta syntyy monen tasoista tietoa, jota taas uudelleen luokitellaan, ryhmitellä, indeksoidaan ja analysoidaan. Syntyy tietoaltaita, tietokuutioita ja tietokantoja. Valvontaa tehdään automaattisilla algoritmeilla tietokantoihin, hoitopäätöksiä verrataan hoitosuosituksiin automaattisesti ja poikkeamia kerätään tekoälyn analytiikalla. Kaiken tämän heikoin lenkki on ammattilainen. Jos en osaa käyttää järjestelmää, mitään näistä edellisistä ei synny luotettavasti.

Olen työskennellyt tietoteknisten järjestelmien kehityksen ajan terveydenhuollossa, lähtien Finstar-ohjelmasta 1990-luvulta. Kun tietojärjestelmä on vaihtunut usein, olen joutunut perehtymään aina uuteen järjestelmään, joiden toimintalogiikka on tietokannan perusrakenteen takia usein erilainen. Osassa polut ovat jäykkiä ja rakenteisia, toisissa joustavampia, mutta sekavia. Suurin ongelma ei ole koskaan ollut tietojärjestelmässä vaan perehdytyksessä. Tai siis oikeammin sen puutteessa.

Kun aloitat uudessa työpaikassa, sinulle lähetetään sellainen sekava PDF-tuloste, johon on kuvattu tietojärjestelmän suunnittelijan näkökulmasta olennaista tietoa, jonka sekaan paikallinen kliinikko on sijoittanut pikakomentoja ja vinkkejä käyttöön. Tutustuin taas yhteen kuukausi sitten ja lihasmuistiin palautui lukuisia samanlaisia kokemuksia – heti alkoi niskaa jumittaa. Potilashuoneen seinällä on tulosteena sellainen monistettu, hieman kulahtanut pikakomentojen lista, josta selviää, mitä kaikkea tapahtuu F1, F2, F5 painikkeilla tässä ohjelmassa. Paikallinen perehdyttäjä, usein hoitaja tai IT-tukihenkilö, napsauttelee pikana läpi peruskuvioita: ”Tästä avaat tän ja sit tosta vaan hyväksyt, tässä ei sitten oteta tota OK, vaan ensi napsaat tosta hae ja sit, hyväksy ja sit tosta OK, muista sit tallentaa ja sit tosta klikkaat ton vaan auki…” Ritirimssu korvajuuressa kulkee tasaisena kuin kotikutoinen räp-biisi. Kun kysyt diagnooseista ja resepteistä, niin perhedyttäjä kertoo, ettei tiedä niistä mitään, mutta varmaan joku lääkäri voi näyttää niistä perusasiat. Mitään ei jää mieleen, voin kertoa monen kokemuksen perusteella ja en usko olevani ihan ainoa.

Sitten vaan työhön ja klikkailemaan. Muutaman ajan perästä kollegasi saapuu perehdyttämään lisää ja huomaat kehittäneesi aivan erilaisen tavan selviytyä järjestelmästä. Kahvihuoneen kokemusterapiassa sitten vaihdellaan omia ratkaisuja (”Laitan aina vaan sen saman, en jaksa avata sitä tietokantaa, sen hakuominaisuus niin huono” tai ”Avaan sen labrayhteyden heti, kun sen lataaminen kestää minuutteja, niin on ainakin auki jos tartten”).

Potilastietojärjestelmä ei ole vain kirjauspaikka vaan myös viestinnän väline. Se asettaa perehdytykselle vielä oman mausteensa. Kokenut ammattilainen ei tiedä, mitä hän jo tietää. Perehdytyksessä kerrotaan, kenelle mikin asia on saatettava tiedoksi eli mihin kohti rasteja on lisättävä tai kenen nimi löydettävä vastuuhoitajalistalta tai miten asia menee tiedoksi lähetteen lähettäjälle nyt, mutta viivästyy hetken Kanta- päivityksestä ja niin edelleen. Nämä muistettavat asiat usein kirjataan hoitopolkuun, joka toinen PDF-tiedosto perehtyjän sähköpostissa. Toisaalta hoitoprosesseja on suuressa organisaatiossa satoja ja niiden välillä ei ole mitenkään automaattisesti mitään logiikkaa. Voisi luulla, että tietojärjestelmän idea on se, että näitä tietoja ei tarvitse muistaa, mutta juuri ne ovat olennaista muistaa. Ja sitten vielä ne laskutus tiedot ja niiden klikkaamisen tärkeys. Niin se hoitotilanteen viestiminen on oma lukunsa: ”Ikäihmisten kohdalla muista vaan sitten klikata ton sos-puolen tosta, nini se välittyy RAI-ryhmän palveluohjaajalle ja toi neuvolan rasti kannattaa jättää tyhjäksi, se linkki ei toimi, mut laitat sitten tohon neuvolan lehdelle kirjauksen ja siihen potilaspostirastin, niin se välittyy neuvolan terveydenhoitajan potilaspostilaatikkoon…ja niin edelleen.”

Lääkärin työ ei ahdista enää lainkaan niin paljon kuin uudet tietojärjestelmät ja niiden päivitys. Siksi Apotin käyttöönottaminen on mainio paikka tarkastella tämä koko homma uusiksi. Nythän kaikki työntekijät pääsevät uuden työntekijän asemaan havainnoimaan, mihin arkityön tekemiseen liittyviin asioihin juuri sinä tarvitse perehdytystä. Puolen vuoden päästä nimittäin ammattilaiset ovat jo muodostaneet omat tavat käyttää systeemiä ja sinne alkaa syntyä laatupoikkeamaa. Jatkossa perehdytyksestä tulee yhä vaihtelevampaa. Nyt on hyvä aika havainnoida niitä tietokatkoksia, joita syntyy, kun joutuu ohjelmoimaan oman työnsä uudelleen ja vielä yhdessä 20 000 muun kanssa. Apotissa on myös ammattilaisia auttamassa ja kouluttamassa. Heidän ammattitaitonsa avulla saadaan tuotettua uudenlaista materiaalia tulevaisuutta varten: Mitä tarvitaan? Missä ne todelliset uuden ammattilaisen pulmat? Miten ne ratkotaan? Mikä toimii ja mikä ei? Millaisia katkoksia syntyy? Missä syntyy poikkeamia?

Olen ottanut myös monia muita tietojärjestelmiä työssä omaan arkeen. Muutamissa on ollut tarjolla lyhyitä videoita eri tilanteisiin, kysymyspankkeja ja vertaiskokemuksia. Nämä ovat hyviä tapoja auttaa uutta ammattilaista löytämään pikaratkaisuja arjen ongelmaan. Tietenkin olen itse tässä se yksi ongelma, koska haluaisin heti osata käyttää systeemiä, enkä jaksaisi katsoa videoita. Systeemin pitää ajatella puolestani. Kännykät ovat tästä hyvä esimerkki, sillä puhelimeni on oppinut käyttäytymisestäni ja ehdottaa minulle asioita ja toisaalta varoittelee huonoista valinnoistani. Se tuntee pianovihreeni ja osaa korjata niitä, välillä myös oikein. Olenkin miettinyt, milloin työvälineeni personoidaan minulle?

Joissain ohjelmissa on simultaatiotietokanta harjoitteluun, jotka tosin nykyisin todella kömpelöitä ja Aku Ankka ei tunnu sairastavan niissä mitään todellista. En tiedä, onko Apottia luotu sellaista, mutta toivon, että on. Se olisi lentosimulaattoria vastaava harjoitustila, jossa saisi suoraa palautetta omasta tavasta käyttää järjestelmää ja siinä voisi harjoitella ennen kuin astuu tosi toimiin. Jos se on riittävästi irti tietokannoista, se voisi toimia jopa verkossa kotikoneella. Meillä on leikkaussimulaattoreita ja onkin aika ihmeellistä ottaen huomioon potilastietojärjestelmän keskeisen aseman, niin sellaistapa ei taida olla. Tietojärjestelmäsimulaattori voisi hyvinkin olla osa laatu- ja turvallisuusprosessia osana perehdytystä tai kun haluaa harjoitella esimerkiksi päivityksen jälkeen jotain uutta ominaisuutta.

Perehdyttäminen uusiin työtehtäviin vie voimia perehtyjältä ja perehdyttäjältä. Usein ongelma ei ole tietojärjestelmä sinänsä vaan se, että se kytkeytyy moneen eri työprosessiin. Nyt Uudenmaan terveydenhuollossa on käynnissä laaja perehdytysoperaatio. Toivottavasti se hyödynnetään monipuolisesti. Nyt voisi olla hyvä aika koota yksiköissä ammattilaisten havaintoja niin systeemistä kuin työprosesseista. Niiden ja tutkimusten pohjalta voitaisiin kansallisesti pohtia hyvän tietojärjestelmäperehdytyksen laatukriteereitä.   Hyvät kokeneet ammattilaiset, hetken ajan te pääsette siihen kokemukseen, miltä tuntuu olla uudessa työpaikassa ja yrittää selvitä uuden tietojärjestelmän haasteista ja miettiä miten mikäkin tuttu hoidollinen asia nyt uudessa systeemissä kirjataan, viestitään ja korjataan. Koittaisiko nyt tietojärjestelmien perehdyttämisen uusi aika?

Apotti-potilastietojärjestelmän laajin käyttöön HUS-sairaaloissa 31.10.2020, kaaosta ei syntynyt. https://yle.fi/uutiset/3-11624903