Oletko istunut kokouksessa, jossa iso osa naputtelee jotain joko tietokoneelle tai

Processed with VSCOcam with a6 preset
Processed with VSCOcam with a6 preset

puhelimeensa? Mitä ihmettä he tekevät? Koska olen itsekin sortunut olemaan vain paikalla enkä kuitenkaan läsnä, taidan tietää. He lukevat sähköpostejaan ja laittavat niihin pika-pikaa kommentteja. Heidän työtoverinsa saavat kryptisiä viestejä: ”asap ok joo tai ok, sopii, katso kohta 5”. Vastaanottaja ihmettelee, kun suoraan kysymykseen kahden vaihtoehdon välillä ei saa nyt tolkkua eikä viestissä ollut kohtaa viisi.

Olen nimennyt tämän toimintatavan ping-pong-tehokkuudeksi. Näpäytän puhelimen viestin ja hätäisesti luen sen läpi. Kun kirjoitan siihen jotain ja lähetän sen takaisin, minulla on sellainen tunne, että olen tehnyt jotakin. Usein olenkin, nimittäin tuhlannut omaa aikaani ja varsinkin lähettäjän aikaa. Erityisen kalliita ovat viestini, jotka menevät suurelle jakelulle. Tehottomuuteni kertautuu vastaanottajien lukumäärällä.

Yleensä joudun palaamaan viestiin ja miettimään, mitä toimia se edellyttää ja kenelle tieto pitäisi välittää. Monia asioita ei voi hoitaa yhdellä kertaa vaan tietoa pitää kerätä. Sähköpostien hoitelua kokouksissa häiritsee kokous. En pysty todellisuudessa keskittymään kumpaankaan kunnolla ja tehokkuuteni mitätöityy kahteen kertaan. Onnistun näyttämään kokouksessa välinpitämättömältä ja epäkohteliaalta. Vastaukseni taas sisältävät tyhjiä lauseita kuten: ”Tässä on nyt tehty hienoa työtä, sen merkitys kyllä on suuri” tai ”Palaan tähän, hyvältä näyttää”.  Miksi siis en vain malta mieltäni ja hoida asiaa myöhemmin ajatuksen kanssa? Ehkä kokous sujuisi joutuisammin, kun siinä ei tarvitsisi kerrata asioita henkisesti poissaoleville. Ping-pong-tehokas on ding-dong-kokoustaja.

Miksi siis toimimme näin? Tärkeys houkuttaa. Kun minulle oikein on laitettu sähköpostia ja sitä on paljon, niin tunnen oloni merkittäväksi. Minulta odotetaan vastausta, jolla on merkitys. Tyhjä sähköpostilaatikko tuntuu hylkäykseltä, liian täysi ahdistaa, joten siivoilemalla sitä pitkin päivää, tasapaino säilyy. Useat asiat on laitettu vain tiedoksi, mutta sähköpostissa usein tulee laitettua kaikki vastaanottajat samaan kenttään. Sähköpostiohjelma voisi muuttaa viestin eri väriseksi, jos olen vain valittu kenttään ”kopio”. Voisin jo lähtökohtaisesti tarkastella niitä viestejä rennosti.

Sähköposti tuntuu joskus dialogilta. Keskustellessamme vuoro vaihtuu sekunneissa, minuuteissa.  Vastavuoroisuuden aikajänne sähköisissä välineissä aikayksikkö on vuorokausi tai enemmän. Siksi kiire vastaamiseen tuntuu erikoiselta. Jos tieto on saatava heti, niin henkilölle voi soittaa tai laittaa tekstiviestin tai somen kautta viestin. Sähköposti viestii nykyisin hitautta, ei nopeutta. Onneksi sentään on takana ne ajat, kun joku soitti heti perään ja kysyi, olenko ehtinyt avata hänen sähköpostinsa.

Ping-pong-tehokkuudesta luopuminen ei ole helppoa. Kiireen tunne on tuttua ja turvallista.  Vanhat tavat istuvat lujassa. Arjen pienet muutokset vaativat itsekuria ja työtä. Kokouksista, joissa näprätään tietokonetta tai puhelinta, on luovuttava ensimmäisenä. Ehkä sen kokouksen asian voi hoitaa vaikkapa sähköpostilla tai keskustelualustalla. Niin ei sidota viittä ihmistä seuraamaan kuudennen sähköpostin näpräämistä. Toki kokouskahvit jäävät nauttimatta, mutta vastaavasti työaikaa syntyy monelle ihmiselle lisää. Ne voi sitten käyttää sosiaalisen pääoman luomiseen työyhteisössä eli yhteisiin kahvihetkiin.

Kokousten kustannuksia voi laskea huvikseen vaikkapa ilmaisessa laskurissa